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Verschlüsselung über Commodity-Codes
Die Verschlüsselung über Commodity-Codes ermöglicht Ihnen, Kataloge auf Basis des UNSPSC-Klassifikationsschemas zu verschlüsseln. Das hat den Vorteil, dass jedes Produkt über seinen UNSPS-Code mit einer Kontrollstruktur wie beispielsweise einer Kostenstelle oder einer Kostenart verbunden ist. Egal aus welchem Katalog oder von welchem Lieferanten ein Produkt stammt, es gilt: gleicher UNSPS-Code gleiche Kontrollstruktur. Das hat den Vorteil, dass diese Verschlüsselung nur einmal angelegt werden muss, dafür aber automatisch auch für neu importierte Kataloge gilt.
Eine Verschlüsselung über Commodity-Codes kann global für das ganze System oder für einzelne Mandanten angelegt werden. Die folgende Anleitung berücksichtigt beide Fälle.
Voraussetzungen
Zum Anlegen der Verschlüsselung benötigen Sie zwei einfache Dateien, die Sie beispielsweise mit dem Editor von Windows anlegen können.
In der ersten Datei definieren Sie Ihre Commodity-Codes nach diesem Schema (Strichpunkte beachten):
Nummer des Codes;Name des Codes;
Beispiel
0122;IT-Hardware;
0123;IT-Software;
0124;IT-Zubehör;
Alternativ legen Sie die Commodity-Codes im System an. Klicken Sie auf Leitstand > Kataloge >Commodity Codes und danach auf das Symbol für einen neuen Eintrag 
.
In der zweiten Datei weisen Sie einem UNSPS-Code einen Commodity-Code nach diesem Schema zu (Strichpunkte beachten):
UNSPSC-Nummer;Commodity-Code-Nummer
Beispiel
14111514;0122;
41103908;0123;
10101513;0124;
Alternativ können Sie die Zuordnung UNSPSC <> Commodity-Code auch im System vornehmen, der Datei-Import ist aber wesentlich bequemer. Um die Zuordnung im System vorzunehmen, klicken Sie auf Leitstand > Kataloge > UNSPSC - CC Mapping und danach auf das Symbol für einen neuen Eintrag .
Commodity Code bearbeiten/löschen
Zum Bearbeiten eines Commodity Codes klicken Sie auf Leitstand > Kataloge > Commodity Codes und danach auf bei dem gewünschten Commodity Code auf 
. Nun können Sie den Code bearbeiten oder löschen.
Verzeichnis anlegen
Legen Sie im Installationsverzeichnis unter work/import ein neues Verzeichnis - beispielsweise CommodityCodes - an und darin die Ordner todo, error und done. Speichern Sie die Dateien im todo-Ordner.
Kostenarten einschalten
Setzen Sie im Firmenprofil auf der Karteikarte Kontierung unter Kostenarten Einstellungen mindestens einen Haken bei Kostenarten eingeschaltet.
Import der Commodity-Codes
Schritt 1: Rufen Sie über Leitstand > Admin > Zeitgesteuerte Aufgaben die Liste der Zeitgesteuerten Aufgaben auf.
Schritt 2: Klicken Sie auf neuer Eintrag .
Schritt 3: Wählen Sie Batch-Job als Wiederholung.
Schritt 4: Wählen Klassifikationsschema Import - Commodity Codes als Aufgabe.
Schritt 5: Stellen Sie den Pfad zum dem Verzeichnis ein, in dem Sie die Ordner todo, error und done angelegt haben. Befinden sich diese im Verzeichnis CommodityCodes könnte der Pfad so aussehen: C:\impact\ordering\work\import\CommodityCodes.
Schritt 6 (optional): Wählen Sie im Feld Mandantenfirma die Organisation aus, für die die Commodity-Codes gelten sollen. Falls für die Organisation bereits Commodity-Codes existieren, werden diese ersetzt.
Lassen Sie das Feld leer, gelten die Codes global. Insbesondere können Sie danach keine mandantenspezifischen Commodity-Codes mehr anlegen.
Sofern Sie als Root-Benutzer oder Superuser angemeldet sind, können Sie hier alle Firmen auswählen, die als Mandant gekennzeichnet sind. Sind Sie als Administrator angemeldet, stehen Ihnen hier nur die Firmen zur Auswahl, die als Mandant gekennzeichnet sind und die Sie administrieren dürfen.
Schritt 7: Klicken Sie auf Speichern.
Die Commodity-Codes werden nun importiert. War der Import erfolgreich, finden Sie die Datei mit den Codes im done-Verzeichnis. Sollten beim Import Fehler auftreten, wird die Datei mit entsprechenden Hinweisen im error-Verzeichnis abgelegt.
UNSPS-Codes zuordnen
Schritt 1: Rufen Sie über Leitstand > Admin > Zeitgesteuerte Aufgaben die Liste der Zeitgesteuerten Aufgaben auf.
Schritt 2: Klicken Sie auf neuer Eintrag .
Schritt 3: Wählen Sie Batch-Job als Wiederholung.
Schritt 4: Wählen Klassifikationsschema Import - UNSPSC zu Commodity Codes als Aufgabe.
Schritt 5: Stellen Sie den Pfad zum dem Verzeichnis ein, in dem Sie die Ordner todo, error und done angelegt haben. Befinden sich diese im Verzeichnis CommodityCodes könnte der Pfad so aussehen: C:\impact\ordering\work\import\CommodityCodes.
Schritt 6 (optional): Wählen Sie im Feld Mandantenfirma die Organisation aus, für die die Zuordnung gelten sollen.
Schritt 7: Klicken Sie auf Speichern.
Die Zuordnung wird nun importiert. War der Import erfolgreich, finden Sie die Datei mit den Codes im done-Verzeichnis. Außerdem werden die Mappings nun unter Leitstand > Kataloge > UNSPSC - CC Mapping aufgelistet und Sie können jede Zuordnung mit Klick auf bearbeiten.
Sollten beim Import Fehler auftreten, wird die Datei mit entsprechenden Hinweisen im error-Verzeichnis abgelegt.
Falls der Commodity-Code, dem der UNSPS-Code zugeordnet werden soll, nicht existiert, erfolgt keine Zuordnung. Der Import gilt in diesem Fall trotzdem als erfolgreich und löst keine Warnung aus.
Kostenart zuordnen
Zum Schluss muss jedem Commodity-Code manuell eine Kostenart zugewiesen werden. Somit ist dann die Verknüpfung eines Produktes über seinen UNSPS-Code und den Commodity-Code zu einer Kostenart erfolgt.
Schritt 1: Rufen Sie über Leitstand > Kataloge> Commodity Code - Sachkonto Mapping die Liste der Zuordnungen zu den Kostenarten auf.
Schritt 2: Klicken Sie auf neuer Eintrag .
Schritt 3: Wählen Sie im Feld Firma eine Organisation aus.
Schritt 4: Tragen Sie im Feld Commodity Code den Code ein, der für diese Kostenart gelten soll.
Schritt 5: Wählen Sie eine Kostenart.
Schritt 6: Klicken Sie auf Speichern.
Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6 für all Ihre Commodity-Codes.
Fehlende Zuordnungen abfangen
Falls eine Zuordnung des UNSPS-Codes zum Commodity-Code oder vom Commodity-Code zur Kostenart nicht existiert, können Sie das mit den entsprechenden Einstellungen im Rahmenvertrag abfangen. So stellen Sie sicher, dass eine Bestellung aus diesem Rahmenvertrag nie ohne Kostenart versandt wird.
Schritt 1: Wählen Sie über Leitstand > Lieferanten > Rahmenvertragskontierung den entsprechenden Rahmenvertrag mit Klick auf aus.
Schritt 2: Wechseln Sie in die Karteikarte Kostenarten.
Schritt 3: Tragen Sie im Feld Fallback Commodity Code den Code ein, der bei einer fehlenden UNSPSC-Commodity-Code-Zuordnung benutzt werden soll.
Schritt 4: Wählen Sie im Feld Fallback Kostenart die Kostenart aus, die bei einer fehlenden Commodity-Code-Kostenart-Zuordnung benutzt werden soll (ggf. müssen Sie die Kostenart erst über die Liste der verfügbaren Kostenarten zuordnen).
Schritt 5: Haken Sie unbedingt die Option Keine Einschränkung an. Ansonsten gelten für diesen Rahmenvertrag nur die Kostenarten, die sich in der Liste der zugeordneten Kostenarten befinden. Sind sie sicher, dass sich in der Liste alle Kostenarten befinden, die von den Commodity-Codes benutzt werden, können Sie den Haken auch weglassen.
Schritt 6: Klicken Sie auf Speichern.
Auswirkungen
- Wird ein Produkt in den Warenkorb gelegt, ermittelt das System über den UNSPS-Code den zugehörigen Commodity-Code und über diesen die Kostenart. Die Kostenart wird dann an der Warenkorbposition hinterlegt.
- Sind im Rahmenvertrag die Fallbacks eingestellt, werden diese Kostenarten an der Warenkorbposition hinterlegt, sollte eine Zuordnung fehlen.
- Falls Sie im Firmen- oder Benutzerprofil im Karteireiter Kontierung keine gesonderten Einstellungen getroffen haben, wird die Kontierung am im Warenkorb so wie in der Abbildung Kontierung hinterlegt zu sehen angezeigt. In den Produktdetails im Warenkorb selbst ist die Kontierung nicht zu sehen, allerdings später in den Details der Bestellung.
- Im Warenkorb wird auf Positionsebene unter Stammdaten im Feld Materialnr. 1 die Nummer des Commodity-Codes angezeigt, der bei dieser Position verwendet wurde.
Abbildung Kontierung hinterlegt
Siehe auch |