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Mengenabfragen: Thema

Thema | Anleitung | Administration

Mengenabfragen werden von einem Einkäufer angelegt, um den Bedarf eines oder mehrerer Produkte zu ermitteln. Die einzelnen Mengen aus den Antworten zur Mengenabfrage fasst der Einkäufer in einer Bestellung zusammen. So wird eine höhere Bestellmenge erreicht, und die Organisation des Einkäufers kann von möglicherweise vorhandenen Mengenrabatten profitieren.

Benutzer, die eine Mengenabfrage beantworten und somit die benötigte Menge zurückmelden, arbeiten stets auf einer Kopie der Mengenabfrage, die automatisch erstellt wird. Mengenabfragen werden direkt als Bedarfsanforderung abgesendet und bedürfen keiner Genehmigung.

Inhalt

Mengenabfrage anlegen

Mengenabfrage zurückziehen/löschen

Mengenabfrage bearbeiten

Mengenabfrage beantworten

Mengenabfrage in Warenkorb übernehmen

Informationen zu Mengenabfragen

Mengenabfrage ausgeben

Mengenabfrage anlegen

In der Mengenabfrage hinterlegen Sie die Produkte, für die Sie die Menge abfragen wollen. Insbesondere bestimmen Sie, welche Benutzer die Mengenabfrage beantworten können und legen den Zeitpunkt der Freigabe fest.

Mengenabfragen werden in der Registerkarte Eigene Mengenabfragen angelegt.

Das Anlegen einer Mengenabfrage umfasst:

Im Standardprozess ist das Hinterlegen der Adress- und Kontierungsinformation nicht notwendig.

> Mengenabfrage anlegen: Anleitung

Hinterlegen der Positionen

Abhängig von Ihren Rechten können Sie in einer Mengenabfrage Freiform- und/oder Katalogprodukte hinterlegen.

Um Katalogprodukte in der Mengenabfrage zu hinterlegen, muss sie aktiviert sein. Bei einer aktivierten Mengenabfrage werden die ausgewählten Produkte nicht im Warenkorb, sondern in der Mengenabfrage hinterlegt. Das gilt beispielsweise auch für die Auswahl von Produkten über die Favoritenliste oder den Produktvergleich. Es kann immer nur eine Mengenabfrage aktiv sein. Wenn Sie eine zweite Mengenabfrage aktivieren, dann wird die erste automatisch deaktiviert.

Damit Katalogprodukte wieder im Warenkorb hinterlegt werden, muss die aktive Mengenabfrage deaktiviert werden. Die aktive Mengenabfrage wird beim Abmelden automatisch deaktiviert.

> Hinterlegen der Positionen: Anleitung

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Hinterlegen der Adress und Kontierungsinformationen

Im Standardprozess ist hier nichts einzutragen.

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Zuordnen von Organisationen und Benutzern

Einer Mengenabfrage werden Organisationen und Benutzer zugeordnet. Wird eine Organisation zugeordnet, kann jeder berechtigte Benutzer dieser Organisation seinen Bedarf über die Mengenabfrage melden.

Über die Zuordnungsliste für Benutzer werden der Mengenabfrage einzelne Benutzer zugeordnet, die ihren Bedarf melden können.

> Zuordnen von Organisationen und Benutzern: Anleitung

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Einstellungen für Freigabe und Wiedervorlage

Sie können:

Die automatische Freigabe ist sinnvoll, wenn Sie bestimmte Bedarfe in regelmäßigen Abständen wiederholt ermitteln. Die Mengenabfrage wird dann zu den definierten Zeitpunkten an die Benutzer versendet, z.B. jeden Montag oder alle zwei Monate zum Monatsersten.

Geben Sie eine Mengenabfrage erst frei, wenn Positionen hinterlegt sind.

> Einstellungen für Freigabe und Wiedervorlage: Anleitung

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Mengenabfrage zurückziehen/löschen

Beim Zurückziehen einer Mengenabfrage wird die betreffende Abfrage oder ihre Kopie bei den Benutzern entfernt. Wird die Mengenabfrage wieder freigegeben, steht sie den berechtigten Benutzern erneut zur Verfügung.

Beim Löschen einer Mengenabfrage wird die betreffende Abfrage oder ihre Kopie bei den Benutzern und beim Ersteller entfernt.

Auf bereits gemeldeten Bedarf, also auf die Antworten der Mengenabfrage, haben Löschen und Zurückziehen keine Auswirkungen. Der gemeldete Bedarf kann weiter bearbeitet und z.B. in den Warenkorb gelegt oder gebündelt werden.

> Mengenabfrage zurückziehen/löschen: Anleitung

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Mengenabfrage bearbeiten

Beim Bearbeiten einer Mengenabfrage können Sie Positionen hinzufügen oder entfernen, Benutzer und Organisationen neu zuordnen und die Einstellungen für Freigabe und Wiedervorlage ändern.

Auf die persönlichen Benutzer-Kopien haben die Änderungen an einer Mengenabfrage keinen Einfluss. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass jeder Benutzer die aktuelle Mengenabfrage vorliegen hat, dann müssen Sie sie vor dem Bearbeiten zurückziehen und danach erneut freigeben. Damit werden eventuell vorhandene persönliche Kopien der Benutzer gelöscht und durch die bearbeitete Mengenabfrage ersetzt.

> Mengenabfrage bearbeiten: Anleitung

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Liegt eine Mengenabfrage zur Beantwortung vor, werden Sie in der Lobby und/oder per E-Mail benachrichtigt. Sie können dann für jede Position der Mengenabfrage ihre gewünschte Menge erfassen und an den Ersteller senden.

Sobald Sie eine Mengenabfrage zum Beantworten öffnen, wird die Abfrage durch eine persönliche Kopie ersetzt. Das Symbol in der Liste ändert sich von auf . Wenn Sie die persönliche Kopie löschen oder die Mengenabfrage beantworten, wird sie wieder durch die originale Mengenabfrage ersetzt.

> Mengenabfrage beantworten: Anleitung

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Mengenabfrage in Warenkorb übernehmen

Die Antworten auf Ihre Mengenabfragen, also der von den Benutzern gemeldete Bedarf, können Sie in einen Warenkorb übernehmen. Sie können immer nur die komplette Antwort auf eine Mengenabfrage übernehmen, eine Übernahme je Position ist nicht möglich.

> Mengenabfrage in Warenkorb übernehmen: Anleitung

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Informationen zu Mengenabfragen

Informationen zu Mengenabfragen finden Sie in den Listen Mengenabfragen und eigene Mengenabfragen.

Bei eigenen Mengenabfragen sind in der Registerkarte Status weitere Informationen hinterlegt, z.B. Welcher Benutzer auf die Mengenabfrage geantwortet hat und welcher Benutzer seine Antwort noch bearbeitet.

Informationen zu Mengenabfragen, die Sie beantwortet haben, finden Sie über den Menüpunkt Status auf der Registerkarte Mengenabfragen oder in einer Übersicht über den Menüpunkt Leitstand > Bestellungen > Mengenabfragen.

Die Antworten auf Ihre Mengenabfragen, also der von den Benutzern gemeldete Bedarf, finden Sie über den Menüpunkt Arbeitsbereich in der Registerkarte Offene Mengenabfragen. Dort können Sie u.a. den gemeldeten Bedarf in einen Warenkorb übernehmen.

In der Registerkarte Erledigte Mengenabfragen finden Sie beantwortete Mengenabfragen, die Sie bereits verarbeitet haben, z.B. durch Übernehmen in den Warenkorb.

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Mengenabfrage ausgeben

Sie können:

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