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Genehmigung: Administration
Thema | Anleitung | Administration
Die folgenden Administrationsparameter sind für die Genehmigung von Bedeutung:
Konfigurationsparameter
Parameter |
Beschreibung |
|---|---|
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Aktiviert das automatische Genehmigungsverfahren. Siehe Konfigurationsbeispiel |
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Ermöglicht Aktivieren und Deaktivieren des automatischen Genehmigungsverfahrens für Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche. Siehe Konfigurationsbeispiel |
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Aktiviert das manuelle Genehmigungsverfahren. Siehe Konfigurationsbeispiel |
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Ermöglicht Aktivieren und Deaktivieren des manuellen Genehmigungsverfahrens für Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche. Siehe Konfigurationsbeispiel |
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Beim manuellen Genehmigungsverfahren sind nur Genehmiger der eigenen Firma (Mandantenfirma) vorgeblendet. Ist der Parameter auf false oder gar nicht gesetzt, werden alle Genehmiger des Systems vorgeblendet. |
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Aktiviert/deaktiviert das Genehmigungspaket |
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Aktiviert/deaktiviert das Verwenden von vordefinierten Prioritäten. Beispielsweise, dass Genehmigungsregeln von Benutzern Vorrang vor Genehmigungsregeln für Firmen haben. |
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Aktiviert/deaktiviert das Verwenden von firmenspezifischen Regelsätzen. |
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Legt fest, ob der Link in den Genehmigungsnachrichten direkt in die Details der Genehmigung oder in die Übersicht der offenen Genehmigungen führt. |
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Aktiviert/deaktiviert die direkte Verarbeitung der einzelnen Schritte des Genehmiungsprozesses. |
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Aktiviert/deaktiviert die Selbstgenehmigung. |
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Aktiviert/deaktiviert das automatische Zuweisen von Genehmigerrechten. |
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Legt fest, ob Bestellanforderungen mit Positionen aus unterschiedlichen Rahmenverträgen je Rahmenvertrag genehmigt werden. Das kann zu einer schnelleren Verarbeitung im Bestellprozess führen. |
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Start des Bündelungs-Prozesses im Anschluss an die Genehmigung mit Benachrichtigung der für die Bündelung verantwortlichen Benutzer. |
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Bestellabfertigung nach Ende des Genehmigungsprozesses notwendig. Benachrichtigung des Bestellabfertigers. |
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Legt fest, ob gebündelte Positionen nur zusammen oder auch einzeln genehmigt werden können. |
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Legt, fest, ob erzeugte Gutschriften eine Freigabe benötigen. |
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Betrifft nur manuelles Genehmigungsverfahren. Stehen einem Besteller nur ein Genehmiger oder ein Bestellabfertiger zur Verfügung, werden diese bei der manuellen Auswahl vorgeblendet. |
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Einstellung des Verhaltens bei unvollständigen Genehmigungen (wenn etwa einer der Genehmiger nicht gefunden wird). |
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Legt die Firma fest, deren Regeln für die Auswertung gelten. |
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Legt fest, für welche Firma die Verantwortlichen ermittelt werden, die als Genehmiger einer Genehmigungsregel zugeordnet wurden. Beispielsweise Kostenstellenverantwortliche, Rahmenvertragsverantwortliche, etc. |
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Einstellungen für Genehmigungs-E-Mails (nicht zu verwechseln mit den Genehmigungsnachrichten, die in der Lobby angezeigt werden). |
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Aktiviert/deaktiviert den Neustart von Genehmigungsprozessen durch den Genehmiger. |
Konfigurationsbeispiel
Die Einstellungen beziehen sich (in dieser Reihenfolge) auf die Parameter <StandardAutomaticApproval>, <ShowAutomaticApproval>, <StandardManualApproval>, <ShowManualApproval>
Einstellung |
Ergebnis |
|---|---|
true, false, false, false |
Automatisches Genehmigungsverfahren aktiv, keine abweichenden Einstellungen für Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche möglich. |
true, true, false, false |
Automatisches Genehmigungsverfahren aktiv, abweichende Einstellungen für Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche möglich. |
false, false, true, false |
Manuelles Genehmigungsverfahren aktiv, keine abweichenden Einstellungen für Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche möglich. |
false, false, true, true |
Manuelles Genehmigungsverfahren aktiv, abweichende Einstellungen für Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche möglich. |
false, true, false, true |
Kein Genehmigungsverfahren aktiv, abweichende Einstellungen für Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche möglich. |
true, false, true, false |
Beide Genehmigungsverfahren aktiv, keine abweichenden Einstellungen für Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche möglich. |
true, true, true, true |
Beide Genehmigungsverfahren aktiv, abweichende Einstellungen für Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche möglich |
Wichtige Hinweise
Ist kein Genehmigungsverfahren aktiv, werden Rechnungen und Bestellungen ohne Genehmigung verarbeitet. Auch dann, wenn Sie einen Genehmigungsprozess eingerichtet haben.
Sind beide Genehmigungsverfahren aktiv, werden beide angewandt. Das heißt: Obwohl ein automatisches Genehmigungsverfahren im Hintergrund läuft, muss der Benutzer bei jedem Absenden eines Warenkorbes einen Genehmigungsprozess einrichten, der ebenfalls ausgewertet wird. Das kann zu erheblichem Mehraufwand bei Bestellern und Genehmigern führen. Die veenion GmbH kann das System jedoch so einrichten, dass der Absender eines Warenkorbs wählen kann, ob das automatische oder das manuelle Genehmigungsverfahren angewandt wird. Fragen Sie dazu Ihren Kundenberater.
Werden bei Mandantenfirmen über die Benutzeroberfläche abweichende Einstellungen zum Standardverhalten hinterlegt, ist besonders auf eine Fehladministration zu achten. Werden beispielsweise beide Genehmigungsverfahren deaktiviert, werden Rechnungen und Bestellungen für diese Mandantenfirma ohne Genehmigung verarbeitet. Auch dann, wenn in den Konfigurationseinstellungen die Verfahren aktiviert sind und ein Genehmigungsprozess eingerichtet ist.
Zeitgesteuerte Aufgaben
Aufgabe |
Beschreibung |
|---|---|
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Sorgt dafür, dass der Genehmigungsprozess nach Abschluss eines Schrittes zum nächsten übergeht. Dieses Verhalten kann auch über den Konfigurationsparameter <DirectApprovalProcessing> erreicht werden. |
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Verarbeitet Genehmigungen, die per Mail an das System geschickt wurden. Ist einzurichten, wenn eine E-Mail-Genehmigung per Antwortlink erfolgen soll . |
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Genehmiger wird nach einer definierten Anzahl von Tagen an nicht erledigte Genehmigungen erinnert. |
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Leitet Genehmigungen nach einer definierten Anzahl von Werktagen an den Vorgesetzten des Genehmigers bzw. dessen Vertreter weiter, falls Genehmigungen nicht bearbeitet wurden. |
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Prüft, ob Genehmigungsregeln für gelöschte Objekte existieren. Beispielsweise Genehmigungsregeln für bereits gelöschte Benutzer. |
Berechtigungs-Sets
Set |
Aktion |
|---|---|
Genehmiger |
Notwendig zur Genehmigung von Bedarfs- und Bestellanforderungen. Vergabe kann über den Konfigurationsparameter <AddApprovalPermissions> automatisiert werden. |
Genehmiger für Rechnungen |
Notwendig für alle Benutzer, die die Freigabe einer Rechnung genehmigen sollen. |
Budgetgenehmiger |
Notwendig zur Genehmigung von Budgets (sofern diese Funktion eingesetzt wird). |
Kontierungsprüfer |
Notwendig zur Kontierungsprüfung. |
E-Mail-Genehmigung einrichten
- Nachrichten-Einstellungen des Genehmigers: Im Bereich Genehmigungen bei Zu genehmigende Anforderungen/Rechnungen die Option immer
einstellen. - Konfigurationsdatei: Über Parameter DefaultApprovalMailType das gewünschte Verfahren einstellen.
- Zeitgesteuerte Aufgabe: Wird das E-Mail-Genehmigungsverfahren per Antwortlink verwendet, ist die zeitgesteuerte Aufgabe Genehmigungsweiterleitung einrichten.
- Benutzerprofil: Abweichende Einstellungen zur E-Mail-Genehmigung können Benutzer mit dem Berechtigungsset Genehmiger in ihrem Profil auf der Registerkarte Stammdaten im Bereich Einstellungen eintragen oder vom Administrator eintragen lassen. Das E-Mail-Genehmigungsverfahren per Antwortlink ist nur auswählbar, wenn die entsprechende zeitgesteuerte Aufgabe eingerichtet ist.