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Genehmigung: Thema
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Für Rechnungs- und Bestellprozesse können Sie in impact ordering individuelle und mehrstufige Genehmigungsprozesse einrichten. So können Sie Ausgaben überwachen und kontrollieren, bevor eine Bestell- oder Bedarfsanforderung an den Lieferanten gesendet oder eine Rechnung bezahlt wird.
Inhalt
Einrichten eines Genehmigungsprozesses in mehreren Schritten wie folgt:
- Konfiguration des Genehmigungsverfahrens
- Auswahl des Regelsatzes
- Anlegen der Genehmigungsregeln
- Zuordnen der Genehmiger
- Verarbeiten der einzelnen Prozess-Schritte
Verwenden von Genehmigergruppen
Verwenden von Genehmigungsrollen
Mehrstufige Genehmigungsprozesse
Standardkommentare zur Genehmigung hinterlegen
Konfiguration des Genehmigungsverfahrens
impact ordering bietet ein automatisches und ein manuelles Genehmigungsverfahren an. Beim automatischen Genehmigungsverfahren richtet ein Administrator den Genehmigungsprozess ein. Er legt dabei unter anderem die Zahl der Genehmigungsstufen fest und ordnet den jeweiligen Stufen die Genehmiger zu. Beim Absenden des Warenkorbs muss der Benutzer nichts weiter beachten. Das System überprüft automatisch, ob eine Genehmigung erforderlich ist und informiert die entsprechenden Genehmiger.
Beim manuellen Genehmigungsverfahren muss der Benutzer bei jedem Absenden eines Warenkorbs den Genehmigungsprozess selbst einrichten, das heißt, er legt die Anzahl der Genehmigungsstufen fest und ordnet den jeweiligen Stufen Genehmiger aus einer Auswahlliste zu.
Beide Genehmigungsverfahren können parallel eingesetzt und mandantenspezifisch angewendet werden.
Die Genehmigungsverfahren werden in der Konfigurationsdatei über die die Parameter <StandardAutomaticApproval> und <StandardManualApproval> aktiviert.
Für Mandantenfirmen können die Verfahren über die Benutzeroberfläche aktiviert und deaktiviert werden. Dazu sind in der Konfigurationsdatei die Parameter <ShowAutomaticApproval> und <ShowManualApproval> notwendig.
> Genehmigungsverfahren für Mandantenfirmen aktivieren/deaktivieren: Anleitung
Auswahl des Regelsatzes
Genehmigungsregeln sind immer in einem Regelsatz hinterlegt. Je Firma gilt genau ein Regelsatz, der alle Regeln für diese Firma enthält. Bevor Sie also eine Genehmigungsregel anlegen, müssen Sie einen Regelsatz auswählen. Ist das System so konfiguriert, dass nur ein globaler Regelsatz gilt, entfällt die Auswahl. Gesteuert wird dieses Verhalten über den Parameter <UseRuleSets>. Verwenden Sie einen firmenspezifischen Regelsatz anstatt des globalen Regelsatzes, müssen Sie diesen im Firmenprofil einstellen. Detaillierte Informationen zum Thema Regelsätze finden Sie im Abschnitt Regelsätze.
> Regelsatz auswählen: Anleitung
> Firmen- oder mandantenspezifischen Regelsatz einstellen: Anleitung
Anlegen der Genehmigungsregeln
impact ordering bietet verschiedene Arten von Genehmigungsregeln an, die sich unter anderem auf einen Warenkorb, auf Kontierungselemente wie Kostenarten und Kostenstellen, auf Attribute wie Gefahrengut oder auf Rechnungen beziehen. Regeln ordnen Sie beispielsweise Benutzern, Firmen oder Rahmenverträgen zu. Weiter können Sie über Prioritäten steuern, welche Regeln im Genehmigungsprozess vorrangig berücksichtigt werden. Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Arten von Genehmigungsregeln und zu Prioritäten finden Sie im Abschnitt Genehmigungsregeln.
> Genehmigungsregel anlegen: Anleitung
Zuordnen der Genehmiger
Jeder Genehmigungsregel muss mindestens ein Genehmiger zugeteilt werden. Wird für eine Genehmigungsregel kein Genehmiger gefunden, wird die Regel ignoriert. Das kann dazu führen, dass eine Bestellanforderung ohne Genehmigung an den Lieferanten gesendet oder eine Rechnung ohne Prüfung genehmigt wird.
Bei entsprechender Konfiguration des Systems werden unvollständige Genehmigungen (Genehmigungen, zu denen kein Genehmiger gefunden wird), an den im Rahmenvertrag hinterlegten Einkäufer weitergeleitet. Dieser findet die unvollständigen Genehmigungen in einer Liste unter Leitstand > Bestellungen > Unvollständige Genehmigungen. Ob unvollständige Genehmigungen automatisch genehmigt oder an den Einkäufer weitergeleitet werden, steuern Sie über den Konfigurationsparameter <EmptyApproverDefault>.
Detaillierte Informationen zum Thema Genehmiger und ihrer möglichen Einstellungen finden Sie im Abschnitt Genehmiger.
> Genehmiger zuordnen: Anleitung
Verarbeiten der einzelnen Prozess-Schritte
Jeder Schritt im Genehmigungsprozess muss vom System verarbeitet werden, damit der Prozess voranschreiten kann. Beispielsweise das Aktivieren der Genehmiger der zweiten Stufe, sobald die Genehmiger auf Stufe eins genehmigt haben. Die Verarbeitung kann entweder über das Einrichten der zeitgesteuerten Aufgabe Genehmigungsaktivierung zu festgelegten Zeitpunkten erfolgen oder bei Bedarf. Gesteuert wird das Verhalten über den Parameter <DirectApprovalProcessing>.
Verwenden von Genehmigergruppen
Für jede Genehmigungsregel können Sie pro Stufe mehrere Genehmigergruppen anlegen. Wenn Sie beim Zuordnen von Genehmigern zusätzliche eine Genehmigergruppe auswählen, wird der Genehmiger automatisch dieser Gruppe zugewiesen. Im Genehmigungsprozess wird jedes Mitglied der Genehmigergruppe aufgefordert, die Bestellanforderung zu genehmigen, allerdings reicht es aus, wenn einer dieser Benutzer genehmigt.
Beim Anlegen einer Genehmigergruppe wird gleichzeitig die Stufe der Genehmigungsregel hinterlegt, auf der diese Gruppe aktiv wird. Die hier hinterlegte Stufe ersetzt das Einstellen der Stufe beim Zuordnen der Genehmiger.
Eine Genehmigergruppe kann nur für die Regel verwendet werden, für die Sie angelegt wurde.
> Genehmigergruppen anlegen: Anleitung
> Genehmigergruppe verwenden: Anleitung
> Genehmigergruppe bearbeiten: Anleitung
> Genehmigergruppe löschen: Anleitung
Mehrstufige Genehmigungsprozesse
impact ordering erlaubt das Einrichten von mehrstufigen Genehmigungsprozessen. Dabei wird einer Genehmigungsregel je Stufe mindestens ein Genehmiger zugeteilt. Während des Genehmigungsprozesses werden die Stufen nacheinander abgearbeitet. Das heißt, alle Genehmiger der Stufe 1 müssen die Genehmigung erteilen, bevor die Genehmiger der Stufe 2 zum Zuge kommen. Verschiedene Regeln lassen sich zu mehrstufigen Genehmigungsprozessen frei kombinieren. So ist es beispielsweise mögliche für die Stufen 1 bis 3 eine Warenkorbregel zu benutzen und für die Stufen 4 bis 7 eine Produktregel. Die Stufen werden beim Zuordnen der Genehmiger oder der Genehmigergruppen eingerichtet. Ein Beispiel für mehrstufige Genehmigungsprozesse finden im Abschnitt Beispiel-Szenarien.
Genehmigungs-Eskalation
Sollte ein Genehmiger - etwa durch Krankheit - plötzlich ausfallen, müssen Bestellungen und Rechnungen für deren Genehmigung er zuständig ist, trotzdem bearbeitet werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1: Vertretung
Die einfachste Art, das Problem zu lösen, ist die Einrichtung eines Vertreters durch den Administrator. Nähere Angaben dazu finden Sie im Abschnitt Vertretungen verwalten im Handbuch Firmen und Benutzer verwalten.
Möglichkeit 2: Genehmigungsweiterleitung
Für den Fall, dass eine Genehmigung nicht bearbeitet wird, können Sie im Genehmigungsprozess auch eine Weiterleitung einrichten. Dazu ist die Konfiguration der zeitgesteuerten Aufgabe Genehmigungsweiterleitung notwendig. Sie bewirkt, dass wartende Genehmigungen nach der eingestellten Wartezeit an den Vorgesetzten des Genehmigers weitergeleitet werden.
Standardkommentare zur Genehmigung hinterlegen
Jeder Genehmiger kann im Genehmigungsprozess auf Kopf-, Rahmenvertrags- und Positionsebene einer Anforderung Kommentare zur Genehmigung erfassen. Sind die gleichen Kommentare immer wieder zu erfassen, können Sie vom Administrator als Standardkommentar hinterlegt werden, die der Genehmiger beim Kommentieren aus einer Liste auswählen und bei Bedarf abändern kann.
> Standardkommentar hinterlegen: Anleitung
Beispiel-Szenarien
Zweistufige Warenkorbregel
Ziele
- Bestellanforderungen bis zu einem Bestellpreis von 1000 Euro müssen nicht genehmigt werden.
- Bestellanforderungen ab einem Bestellpreis von 1000 Euro bis 5000 Euro muss der Vorgesetzte des Bestellers genehmigen.
- Bestellanforderungen über 5000 dessen Vorgesetzter.
- Die Regel gilt nur für Bestellanforderungen der Firma veenion Entwicklung.
- Verantwortlich für die Verwaltung der Regel ist die Firma veenion GmbH.
Vorgehen
Anlegen einer Warenkorbregel wie unter Genehmigungsregel anlegen beschrieben. Die Einstellungen
sind wie folgt vorzunehmen:
Anlegen einer zweiten Warenkorbregel. Die Einstellungen sind wie folgt vorzunehmen:
Das Zuordnen des Genehmigers zur Regel für die Stufe 1 erfolgt wie unter Genehmiger zuordnen beschrieben mit den folgenden Einstellungen:
Das Zuordnen des Genehmigers zur Regel für die Stufe 2 erfolgt wie unter Genehmiger zuordnen beschrieben mit den folgenden Einstellungen:
Bei Budgetüberschreitung immer ablehnen
Ziele
- Bestellanforderungen die das Monatsbudget überschreiten würden, werden immer abgelehnt.
- Die Regel gilt für alle Projekte.
- Verantwortlich für die Verwaltung der Regel ist die Firma veenion GmbH
Vorgehen
Anlegen einer Budgetregel wie unter Genehmigungsregel anlegen beschrieben. Die Einstellungen
sind wie folgt vorzunehmen:
Fallback-Regel
Ziele
- Regel greift immer dann, wenn zu einer Bestellanforderung keine Regel gefunden wird.
- Die Regel soll systemweit gelten.
- Die Bestellanforderung muss vom Einkauf genehmigt werden.
Vorgehen
Anlegen einer Systemregel wie unter Genehmigungsregel anlegen beschrieben. Die Einstellungen
sind wie folgt vorzunehmen:
Das Zuordnen des Genehmigers erfolgt wie unter Genehmiger zuordnen beschrieben mit den folgenden Einstellungen:
Komplexer Genehmigungsprozess mit Preisanfrage
Mit impact ordering können Sie Bestellprozesse ganz auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Das folgende Beispiel zeigt, wie ein mehrstufiger und komplexer Prozess aussehen könnte.
Ziel
Der Genehmigungsprozess wird aktiviert, sobald ein Käufer auf eine bestimmte Warengruppe bestellt. Der Prozess durchläuft mehrere Genehmigungsstufen, bis die Bestellanforderung beim Einkäufer landet. Dieser startet aus dem Genehmigungsprozess heraus eine Ausschreibung. Nach der Übernahme eines Angebots erfolgt nochmals eine Prüfung auf den Bestellwert. Abhängig davon, werden weitere Genehmigungsregeln aktiv.
Besonderheiten des Beispiels
- Kombination einer Produkt- und zweier Warenkorbregeln.
- Starten einer Preisanfrage aus dem Genehmigungsprozess heraus.
- Gruppengenehmigung auf Stufe 2.
Vorgehen
- Anlegen einer Produktregel.
- Anlegen einer Warenkorbregel für Bestellpreise ab 5000 Euro.
- Anlegen einer Warenkorbregel für Bestellpreise ab 50.000 Euro.
- Als Genehmiger der Stufe 1 wird der Produktregel der Vorgesetzte zugeordnet.
- Als Genehmiger der Stufe 2 werden der Produktregel die Warengruppenverantwortlichen zugeordnet, die aktiv werden sollen, wenn auf die in der Produktregel hinterlegte Warengruppe bestellt wird. Sie werden als Gruppe organisiert. So werden alle benachrichtigt, wenn eine Bestellanforderung zur Genehmigung vorliegt. Es reicht jedoch aus, wenn einer aus dieser Gruppe genehmigt.
- Als Genehmiger der Stufe 3 wird der Produktregel der Kostenstellenverantwortliche zugeordnet.
- Als Genehmiger der Stufe 4 wird der Produktregel ein Einkäufer zugeordnet. Der Einkäufer genehmigt die Bestellung nicht, sondern startet eine Ausschreibung bei mehreren Lieferanten für die Produkte aus der Bestellanforderung. Die Anforderung gilt als genehmigt, wenn der Einkäufer ein Angebot annimmt.
- Wird die Bestellanforderung mit dem übernommenen Angebot abgesendet, kommen die Warenkorbregeln ins Spiel.
- Dort werden die Genehmiger wie folgt zugeordnet:
- Der Warenkorbregel ab 5000 Euro wird als Genehmiger auf Stufe 5 der Kostenstellenverantwortliche zugeordnet.
- Der Warenkorbregel ab 50.000 Euro wird als Genehmiger auf Stufe 5 der Kostenstellenverantwortliche zugeordnet und als Genehmiger auf Stufe 6 dessen Vorgesetzter.
- Beachten Sie, dass bei beiden Warenkorbregeln die Stufen 1 bis 4 nicht besetzt sind.
- Der Genehmigungsprozess läuft wie folgt weiter:
- Liegt der Bestellpreis unter 5000 Euro, erfolgt der Bestellversand zum Lieferanten.
- Bei einem Bestellpreis >= 5000 Euro und < 50.000 Euro ist eine Genehmigung des Kostenstellenverantwortlichen notwendig.
- Bei einem Bestellpreis >=50.000 Euro ist eine Genehmigung des Kostenstellenverantwortlichen notwendig, danach muss dessen Vorgesetzter genehmigen.