Genehmiger: Thema

Genehmiger: Thema

Jeder Genehmigungsregel muss mindestens ein Genehmiger zugeteilt werden. Wird für eine Genehmigungsregel kein Genehmiger gefunden, wird die Regel ignoriert. Das kann dazu führen, dass eine Bestellanforderung ohne Genehmigung an den Lieferanten gesendet oder eine Rechnung ohne Prüfung genehmigt wird.

Bei entsprechender Konfiguration des Systems werden unvollständige Genehmigungen (Genehmigungen, zu denen kein Genehmiger gefunden wird), an den im Rahmenvertrag hinterlegten Einkäufer weitergeleitet. Dieser findet die unvollständigen Genehmigungen in einer Liste unter Leitstand > Bestellungen > Unvollständige Genehmigungen. Ob unvollständige Genehmigungen automatisch genehmigt oder an den Einkäufer weitergeleitet werden, steuern Sie über den Konfigurationsparameter <EmptyApproverDefault>.

Inhalt

Genehmiger zuordnen

Wird in impact ordering ein Benutzer einer Genehmigungsregel als Genehmiger zugeordnet, erhält er das Genehmiger-Recht automatisch. Das System kann jedoch so eingestellt werden, dass das Genehmiger-Recht vom Administrator an die entsprechenden Benutzer vergeben werden muss. Dieses Verhalten steuern Sie über den Parameter <AddApprovalPermissions>.

Um einen Genehmiger zuzuordnen, wählen Sie im Bereich Genehmigung durch eine der folgenden Optionen. Je Genehmiger können Sie nur eine dieser Optionen wählen.

Genehmigungs-Rolle	Alle Benutzer, die der ausgewählten Genehmigungsrolle zugeordnet sind, müssen genehmigen. Gehört der Regelsatz zu einer bestimmten Firma, müssen nur die der Rolle zugeordneten Benutzer dieser Firma genehmigen.
Verantwortlicher	Ein Benutzer, der für ein Objekt verantwortlich ist. Etwa der Verantwortliche für Rahmenverträge.
Benutzer	Auswahl eines bestimmten Benutzers.
Vorgesetzter und Vorgesetzter Stufe 2	Der Vorgesetzte (bzw. dessen Vorgesetzter) des Bestellers. Vorgesetzte werden im Benutzerprofil eingetragen.
Fachlicher Vorgesetzter und Fachlicher Vorgesetzter Stufe 2	Der fachliche Vorgesetzte (bzw. dessen fachlicher Vorgesetzter) des Bestellers. Vorgesetzte werden im Benutzerprofil eingetragen.
Vorgesetzter des letzten Genehmigers	Die Vorgesetzten der Genehmiger auf der vorangegangenen Stufe. Nur in einer Genehmigungsstufe >= 2 wählen.
Benutzerverant- wortlicher	Der Verantwortliche des Bestellers.
Rahmenvertrags- verantwortlicher	Der Verantwortliche des Rahmenvertrags, über den bestellt wird.
Warengruppenverant-wortlicher und Warengruppenverant-wortlicher Stufe 2	Die Verantwortlichen der Warengruppen bzw. die Verantwortlichen der übergeordneten Warengruppen, zu denen die bestellten Produkte gehören.
Kostenstellenver- antwortlicher und Kostenstellenver- antwortlicher Stufe 2	Die Verantwortlichen der in der Bestellanforderung verwendeten Kostenstellen bzw. die Verantwortlichen der übergeordneten Kostenstelle.
Kostenartenver- antwortlicher und Kostenartenver- antwortlicher Stufe 2	Die Verantwortlichen der in der Bestellanforderung verwendeten Kostenarten bzw. die Verantwortlichen der übergeordneten Kostenarten.
Projektverantwort- licher und Projektverant- wortlicher Stufe 2	Die Verantwortlichen der in der Bestellanforderung eingetragenen Projekte bzw. die Verantwortlichen der übergeordneten Projekte.
Kreditkartenverant- wortlicher und Kreditkartenverant- wortlicher Stufe 2	Die Verantwortlichen der in der Bestellanforderung verwendeten Kreditkarten bzw. die Verantwortlichen der Hauptkarten.
Verantwortliche für Kontrollstrukturen A bis D und Verantwortliche für Kontrollstrukturen A bis D Stufe 2	Die Verantwortlichen der in der Bestellanforderung verwendeten Kontrollstrukturen A bis D bzw. die Verantwortlichen der übergeordneten Kontrollstrukturen.
PSP-Verantwortlicher und PSP-Verantwort- licher Stufe 2	Die Verantwortlichen der in der Bestellanforderung eingetragenen PSP-Elemente bzw. die Verantwortlichen der übergeordneten Struktur.

> Genehmiger zuordnen: Anleitung

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Zusatzbedingungen

Beim Zuordnen von Genehmigern zu Genehmigungsregeln, können Sie folgende Zusatzbedingungen festlegen:

Genehmigungsstufe: Stufe innerhalb des Genehmigungsprozesses, auf der der zugeordnete Genehmiger aktiv werden muss. Detaillierte Informationen zu Genehmigungsstufen finden Sie im Abschnitt Mehrstufige Genehmigungsprozesse und im Abschnitt Beispiel-Szenarien.

Genehmigergruppe: Auswahl einer Genehmigergruppe. Zum Genehmigen einer Bestellanforderung/Rechnung, reicht es aus, wenn einer aus dieser Gruppe die Genehmigung erteilt. Detaillierte Informationen zu Genehmigergruppen finden Sie im Abschnitt Verwenden von Genehmigergruppen.

Genehmigungseintrag zur besonderen Beachtung markieren: Nachrichten, die Genehmigungen betreffen, werden im Postfach der hier zugeordneten Genehmiger mit diesem Symbol markiert.

Erinnerung versenden: Die Genehmiger werden an fällige Genehmigungen erinnert. Für diese Funktion muss die zeitgesteuerte Aufgabe Genehmigungserinnerung eingerichtet sein.

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Änderungsrechte

Beim Zuordnen von Genehmigern können Sie für jeden Genehmiger individuell festlegen, welche Änderungen er im Einzelnen an den Bestellanforderungen vornehmen darf. Die Rechte können sich auch gegenseitig ausschließen - etwa ist bei einer Kontierungsprüfung keine Änderung der Bestellanforderung möglich.

Folgende Änderungsarten stehen Ihnen zur Verfügung:

	Der Genehmiger wird nur informiert, er muss keine Genehmigung erteilen
	Der Genehmiger kann die Bestellung ändern (steht bei Rechnungsfreigaberegeln nicht zur Verfügung)
	Kontierungsprüfung notwendig. Wenn Sie diese Option aktivieren, ist keine Genehmigung erforderlich und die Option Nur zur Kenntnisnahme wird automatisch aktiviert. Soll die Anforderung auch genehmigt werden, müssen Sie der Regel einen weiteren Genehmiger zuordnen. Eine Kontierungsprüfung verhindert weder die Bestellerzeugung noch den Versand. Denn Änderungen an den Kontierungsdaten können bis zur Rechnungslegung erfolgen, also auch nach der Bestellung. Beachten Sie jedoch, dass dann evtl. nicht korrekte Daten zum Lieferanten oder an Ihr ERP-System exportiert werden. Sollten korrekte Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt notwendig sein, ist es sinnvoller, einen Genehmiger mit Änderungsrecht statt eines Kontierungsprüfers einzusetzen.
Warengruppen-auswahlstufe	Fehlt bei einer Bestellposition die Warengruppe, muss sie in dieser Stufe vom Genehmiger hinterlegt werden. Die Stufe wird nur beim Fehlen der Warengruppe durchlaufen.

Einzelrechte

Über die Einzelrechte legen Sie für jeden Genehmiger individuell fest, was dieser ändern darf. Dabei bestimmen Sie, ob diese Änderungen auf Basis der Rechte des Bestellers (Bestellerberechtigungen) oder auf Basis der Rechte des Genehmigers erfolgen (Genehmigerberechtigungen).

Beispiel

Besteller hat Zugriff auf Katalog A.
Genehmiger hat Zugriff auf Katalog A und B.
Option Freiformposition-Ersetzung durch Katalogprodukt mit Bestellerberechtigungen: Genehmiger darf eine Freiformposition durch ein Katalogprodukt ersetzen. Zur Auswahl stehen ihm nur die Produkte aus Katalog A.
Option Freiformposition-Ersetzung durch Katalogprodukt mit Genehmigerberechtigungen: Genehmiger darf eine Freiformposition durch ein Katalogprodukt ersetzen. Zur Auswahl stehen ihm die Produkte aus Katalog A und B.

Folgende Einzelrechte stehen Ihnen zur Verfügung:

Freiformposition- Ersetzung durch Katalogartikel	Genehmiger kann Freiformpositionen durch Katalogartikel ersetzen.
Anhang anfügen	Genehmiger kann einen Anhang an die Bestellanforderung anfügen. Bei Freiformpositionen auch Änderung von Name und Beschreibung möglich.
Kostenart	Genehmiger kann die Kostenart ändern.
Kostenstelle	Genehmiger kann die Kostenstelle ändern.
Projekt	Genehmiger kann das Projekt ändern.
Kreditkarte	Genehmiger kann die Kreditkarte ändern.
Kontrollstruktur A - D	Genehmiger kann die entsprechende Kontrollstruktur ändern.
PSP Element	Genehmiger kann das PSP-Element ändern.
Bestellmenge	Genehmiger kann die Bestellmenge ändern. Bei Freiformpositionen auch Änderungen von Bestelleinheit und Inhalt möglich.
Lieferantenkommen-tar anfügen	Genehmiger kann einen Kommentar für den Lieferanten an die Bestellung anfügen.
Internen Kommentar anfügen	Genehmiger kann einen internen Kommentar an die Bestellung anfügen. Anfügen eines Genehmiger-Kommentars ist immer möglich.
Produktgruppe	Genehmiger kann die Produktgruppe ändern.
Artikeltyp und Handling	Genehmiger kann Gefahrgut-Deklarierung ändern. Genehmiger kann Erfassungsart des Lieferscheins ändern (automatisch oder manuell). Genehmiger kann zwischen Verbrauchsgut, GWG und Investitionsgut umschalten.
Lieferdaten/-zeiten	Genehmiger kann die Lieferdaten und -zeiten ändern.
Rahmenvertrag bei Freiformpositionen	Genehmiger kann Rahmenvertrag bei Freiformpositionen ändern.
Lieferant	Genehmiger kann Lieferanten ändern. Nur bei entsprechenden Rechten des Genehmigers möglich.
Multilieferantenpreis-anfrage starten für Freiformpositionen	Genehmiger kann für Freiformpositionen eine Anfrage an mehrere Lieferanten starten. Nur bei entsprechenden Rechten des Genehmigers möglich.
Multilieferantenpreis-anfrage starten für Katalogprodukte	Genehmiger kann für Katalogprodukte eine Anfrage an mehrere Lieferanten starten. Nur bei entsprechenden Rechten des Genehmigers möglich.

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Genehmiger verwalten

Genehmiger, die einer Genehmigungsregel zugeordnet sind, werden direkt an der Regel angezeigt. Dort können Sie Genehmiger:

> einsehen: Anleitung

> bearbeiten: Anleitung

> entfernen: Anleitung

Wenn Sie an einer Genehmigungsregel den letzten Genehmiger entfernen, dann wird die Genehmigungsregel ignoriert und die Bestellung möglicherweise direkt an den Lieferanten versendet.

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