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Katalogimport: Thema
Thema | Anleitung | Administration
Mit Hilfe des Katalogimporters importieren Sie die Kataloge Ihrer Lieferanten in impact ordering. Der Import kann manuell angestoßen werden oder automatisiert ablaufen. Letzteres bietet sich besonders für Kataloge an, bei denen der Lieferant beispielsweise täglich die Preise ändert. Der Import mehrerer Kataloge lässt sich ebenfalls über eine automatisch ablaufende Importkette realisieren.
Inhalt
Unterstützte Formate und Transaktionstypen
Einstellungen und Hinweise zum Import
Freigabeverfahren und Start des Imports
Kataloge automatisch importieren
Schnellimport (Katalog-Upload)
Unterstützte Formate und Transaktionstypen
impact ordering unterstützt den Import von Katalogen, die als XML-Datei vorliegen und den Formaten BMEcat 1.01 oder BMEcat 1.2 entsprechen.
Weiter unterstützt impact ordering die folgenden Transaktionstypen:
T_New_Katalog: Import eines neuen Katalogs.
T_Update_Prices: Import eines Katalogs mit geänderten Preisen. Der Katalog dient zur Aktualisierung der Preise eines bestehenden Katalogs.
T_Update_Products: Import eines Katalogs mit neuen und/oder geänderten Datensätzen. Der Katalog dient zur Aktualisierung eines bestehenden Katalogs.
> Katalog importieren oder ersetzen: Anleitung
Einstellungen und Hinweise zum Import
Neben dem Erfassen allgemeiner Informationen wie Lieferanten- und Katalogdaten, können Sie für den Import auch einige spezielle Einstellungen festlegen:
- Erzeugen eines Kernsortiment-Katalogs: Beim Import wird ein zusätzlicher Benutzerkatalog erzeugt, der nur das Kernsortiment des importierten Katalogs enthält.
- Katalog-Wurzel übernehmen: Erhält beim Import die oberste Produktgruppe.
- Käuferfirmen zuordnen: Vor dem Import wählen Sie aus, welche Firmen den Katalog prinzipiell verwenden dürfen. Nur diesen ausgewählten Firmen kann der Katalog später nach dem Import über das Firmenprofil zugeteilt werden. Das heißt insbesondere: Die Auswahl der Firmen vor dem Import ist keine Zuordnung des Katalogs zu einer Firma.
Beachten Sie auch die folgenden Hinweise:
- Steuersatz: Ein Steuersatz ist vor dem Import immer anzugeben. Er wird dann verwendet, wenn für einen Artikel im zu importierenden Katalog kein Steuersatz hinterlegt ist. Damit ein Steuersatz ausgewählt werden kann, muss er vor dem Import in impact ordering angelegt worden sein. Erscheint hinter dem Feld Steuersatz der Hinweis Steuersatz nicht definiert, müssen Sie eine andere Kategorie auswählen oder den passenden Steuersatz von Ihrem Administrator anlegen lassen. Andernfalls kann der Katalog nicht importiert werden.
- Multimedia-Daten: Sofern Sie Zugriff auf die Verzeichnisstruktur von impact ordering haben, können Sie die Multimedia-Daten eines Katalogs direkt im Multimedia-Verzeichnis ablegen (siehe Katalogimport: Administration). Ohne diesen Zugriff müssen Sie die Multimedia-Daten vor dem Import hochladen. Dazu müssen die Daten gepackt vorliegen, beispielsweise als zip-Datei.
Änderungen des Steuersatzes planen
- Das Hinterlegen eines Steuerstichtages ist hilfreich, wenn sich der Steuersatz zu einem bestimmten Datum ändert. Damit nicht alle Kataloge zu diesem Datum neu importiert werden müssen, kann der Import im Voraus erfolgen und der Steuerstichtag hinterlegt werden. Dann stehen nur die Steuersätze zur Auswahl, die ab dem Steuerstichtag gültig sind (sofern im System gepflegt). Der Katalog kann ganz normal verwendet werden, allerdings sind die Artikel darin erst ab dem Steuerstichtag bestellbar.
> Katalog importieren oder ersetzen: Anleitung
Katalog ersetzen
Beim Import können bestehende Kataloge durch einen neuen Katalog ersetzt werden. Dies wirkt sich im System wie folgt aus:
- Ersetzen von Lieferanten- und Benutzerkatalogen unter anderem in Firmenprofil, Benutzerprofil, Rahmenvertrag. Benutzergruppen, zeitgesteuerten Aufgaben, Metakatalog, gespeicherten Suchfiltern, Sichten
- Ersetzen der Produkte unter anderem in Favoriten, Anforderungen, Bedarfsanforderung, Vorlagen, Mengenabfragen, Warenkörben (auch im Genehmigungsprozess), Produktreferenzen
- Produkte, die im neuen Katalog nicht mehr vorhanden sind, müssen an verschiedenen Stellen, wie beispielsweise aus bestehenden Warenkörben oder Vorlagen, manuell entfernt werden. Die Benutzer werden darüber entsprechend vom System informiert.
- Ersetzung des alten Kernsortimentkatalogs durch den neuen (falls dieser existiert)
- Klassifizierung des neuen Katalogs durch Einordnung der Produkte in die Klassifikation
- Hinzufügen des neuen Benutzerkatalogs zum Gesamtkatalog (sofern der alte Katalog darin enthalten war)
- Duplizieren der Multimedia-Anhänge des alten Benutzerkatalogs an den neuen
- Kopieren von Informationen für Sammelkataloge an den neuen Benutzerkatalog
- Für eCl@ss-klassifizierte Kataloge mit niedriger Version Erzeugung der zeitgesteuerten Aufgaben, die eine Zuordnung von Nummern höherer Klassifikation vornehmen, falls solche Zuordnungen im System vorhanden sind.
Vom Vorgängerkatalog übernommen werden:
- konfigurierte Freigabeverfahren
- zugeteilte Katalogmanager und Einkäufer
- Prüf- und Abfrageregeln
- Preisvergleichstoleranzen
- Produktverschlüsselungen für Benutzerkataloge, Produktgruppen und Produkte
- Kontaktbenutzer für einzelne Produkte
- Preisgruppen
- Preisregeln
- Ersetzungskonfiguration
- Katalogattribute
- Lagermengen (sofern in Gebrauch)
Ersetzungskonfiguration
Zusätzlich zu den oben genannten automatischen Ersetzungsvorgängen können Sie für bestimmte Eigenschaften und Einstellungen manuell festlegen, ob diese bei einer Katalogersetzung berücksichtigt werden.
Dies ist möglich für:
- Die Kennzeichnung eines Produktes als GWG
- Die Kennzeichnung eines Produktes als Leasing-Produkt
- Die maximale Bestellmenge eines Produktes
- Besondere Formen von Konditionen (Produktkosten), die für ein Produkt hinterlegt sind
- Die Einstellung für Multimedia-Sichtbarkeiten
Die manuellen Einstellungen nehmen Sie für einzelne oder alle Kataloge systemweit vor.
> Katalog importieren oder ersetzen: Anleitung
> Ersetzungskonfiguration für einen einzelnen Katalog
> Ersetzungskonfiguration für alle Kataloge systemweit
Freigabeverfahren und Start des Imports
Über Freigabeverfahren legen Sie fest, ob der Katalog nach dem Import technisch und/oder inhaltlich durch die ausgewählten Benutzer geprüft wird. Ein Katalog kann auch ohne Freigabeverfahren importiert werden und wird nach dem Import oder zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch freigegeben. Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Katalogfreigabe.
Sie können einen Import nach Abschluss aller Einstellungen ...
- sofort starten
- zu einem festgelegten Zeitpunkt starten
- regelmäßig zu einem bestimmen Zeitpunkt über eine zeitgesteuerte Aufgabe starten. Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Kataloge automatisch importieren.
> Katalog importieren oder ersetzen: Anleitung
Import-Ergebnis und Protokoll
Aus der zu importierenden Katalog-Datei erstellt der Katalogimporter einen Lieferantenkatalog sowie einen gleichnamigen Benutzerkatalog und - sofern gewünscht - einen Kernsortiment-Katalog.
Den Benutzerkatalog finden Sie unter Leitstand > Kataloge > Benutzerkataloge.
Lieferantenkataloge, die auf Freigabe warten, finden Sie unter Leitstand > Kataloge > Lieferantenkataloge > Katalog-Freigabe.
Lieferantenkataloge, die direkt nach dem Import automatisch freigegeben wurden, finden Sie unter Leitstand > Kataloge > Lieferantenkataloge > Registerkarte Kataloge.
Alle an einer eventuellen Freigabe beteiligten Benutzer und die zugeordneten Katalogmanager werden nach Abschluss des Imports benachrichtigt. Der Benutzer, der den Import startet, wird nach dem Abschluss nur benachrichtigt, wenn er die entsprechende Einstellung beim Importieren nicht deaktiviert hat
Nach dem Import können Sie ein Import-Protokoll einsehen, das Aufschluss über eventuell aufgetretene Probleme gibt. Der Protokoll-Status informiert bereits in der Liste der Protokolle grob über den Importverlauf:
Import erfolgreich, keine Warnungen, keine Fehler.
Import erfolgreich, keine Fehler, Warnungen beachten. Warnungen sind Hinweise auf kleinere Probleme, die auftreten, wenn beispielsweise der Inhalt eines Feldes wegen Längenüberschreitung gekürzt wurde. Der Artikel wurde dennoch importiert.
Import bedingt erfolgreich, Fehler beachten. Ein Fehler ist ein schwerwiegendes Problem, das heißt, es konnten Daten nicht verwendet werden, weil sie falsch waren oder wesentliche Informationen fehlten. Dies führt meistens dazu, dass der Artikel nicht importiert werden konnte. Der entsprechende Artikel muss überprüft werden.
> Import-Protokoll einsehen: Anleitung
Kataloge automatisch importieren
In bestimmten Fällen kann es sinnvoll sein, einen oder mehrere Kataloge automatisch über zeitgesteuerte Aufgaben zu importieren. Beispielsweise wenn Lieferanten regelmäßig neue Kataloge zur Verfügung stellen oder bei bestehenden regelmäßig Preise und Produkte geändert werden. Um einen automatischen Import oder eine automatische Importkette zu einem bestimmten Zeitpunkt zu starten, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
- Wenn ein Katalog ersetzt werden soll, dann muss dieser Katalog bereits einmal importiert worden sein.
- Wenn ein Katalog ersetzt werden soll, muss der neue Katalog exakt so benannt sein wie der zu ersetzende Katalog.
- Die Katalogdateien müssen im todo-Ordner im Arbeitsverzeichnis des Katalogimporters bereitliegen (siehe Katalogimport: Administration).
> Katalog über Zeitgesteuerte Aufgabe importieren: Anleitung
> Automatische Importkette für mehrere Kataloge einrichten: Anleitung
Schnellimport (Katalog-Upload)
Zum schnellen Import eines Katalogs steht Ihnen in impact ordering der Katalog-Upload zur Verfügung. Dieser Dialog erfüllt die gleiche Funktion wie der Katalogimport, bietet allerdings nur minimale Möglichkeiten bei der Einstellung.
> Schnellimport (Katalog-Upload): Anleitung