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Katalogfreigabe: Thema
Thema | Anleitung
Für Kataloge können Sie verschiedene Freigabeverfahren einrichten und damit verhindern, dass ein Katalog ungeprüft freigegeben wird. Die Prüfung wird von zuvor ausgewählten Benutzern vorgenommen. Zur Verfügung stehen ein Verfahren, bei dem der Katalog auf bestimmte technische Anforderungen wie etwa die Konformität zum BMEcat-Format untersucht wird sowie ein Verfahren, bei dem eine inhaltliche Prüfung des Katalogs möglich ist.
Inhalt
Freigabeverfahren einrichten und zuordnen der Benutzer
Kataloge freigeben/ablehnen/zurückschicken
Freigabeverfahren einrichten und zuordnen der Benutzer
Freigabeverfahren für Kataloge können bereits bei den Einstellungen zum Import eines Katalogs eingerichtet werden. Dadurch können Sie verhindern, dass Kataloge direkt nach dem Import ohne Prüfung freigegeben werden. Das nachträgliche Einrichten oder Ändern eines Freigabeverfahrens für einen Katalog ist ebenfalls möglich.
impact ordering bietet die folgenden Freigabeverfahren an:
- Keine Freigabe (Änderungen automatisch genehmigen): Der Katalog wird nach Import und Änderungen automatisch vom System freigegeben. Dieses Verfahren bietet sich beispielsweise bei Katalogen von Lieferanten an, bei denen es in der Regel keine Schwierigkeiten gibt.
- Nur technische Freigabe (keine fachliche Freigabe): Der oder die zugeordnete(n) Katalogmanager überprüfen, ob der Katalog die technischen Anforderungen erfüllt, beispielsweise, ob das BMEcat-Format eingehalten wurde.
- Fachliche Freigabe durch einen Einkäufer aus der Liste: Einer der zugeordneten Einkäufer muss den Katalog fachlich und inhaltlich prüfen und freigeben. Nach der Freigabe ist zusätzliche eine technische Freigabe durch einen Katalogmanager nötig.
- Fachliche Freigabe durch alle Einkäufer aus der Liste: Alle zugeordneten Einkäufer müssen den Katalog fachlich und inhaltlich prüfen und freigeben. Nach der Freigabe durch alle Einkäufer ist zusätzliche eine technische Freigabe durch einen Katalogmanager nötig.
Zuordnen eines Katalogmanagers
Das Zuordnen von Katalogmanagern oder Gruppen von Katalogmanagern zu Katalogen ist grundsätzlich optional. Wenn Sie keinen Katalogmanager zuordnen, dann können alle Katalogmanager, die nicht auf eine Firma eingeschränkt sind, den Katalog in ihrer Katalogliste sehen und bearbeiten. Sind einem Katalog hingegen Katalogmanager zugeordnet, taucht der Katalog nur in der Liste dieser Katalogmanager auf und kann nur von diesen bearbeitet werden.
Haben Sie ein technisches oder fachliches Freigabeverfahren für den Katalog eingestellt, sollten Sie dem Katalog zumindest einen Katalogmanager zuteilen, damit dieser die Freigabe erteilen kann. Ordnen Sie keinen Katalogmanager zu, dann muss diese Freigabe von einem Administrator erteilt werden. Das heißt: bei jeder Änderung des Katalogs werden alle Administratoren dazu aufgefordert, den Katalog freizugeben.
Zuordnen der Einkäufer
Das Zuordnen von Einkäufern ist nur bei den fachlichen Freigabeverfahren möglich. Wenn Sie ein fachliches Freigabeverfahren wählen, dann müssen Sie mindestens einen Einkäufer zuordnen. Ansonsten wird beim Speichern der Einstellungen automatisch das technische Freigabeverfahren eingestellt.
Ist bei einem Lieferanten in den Stammdaten eine verantwortliche Firma eingetragen, müssen die Einkäufer, die für die Lieferantenkataloge zuständig sind, aus der verantwortlichen Firma stammen. Denn nur diese können spätere Änderungen am Katalog durch den Lieferanten prüfen und freigeben.
Sobald die Freigabe für einen Katalog notwendig ist, werden die entsprechenden Benutzer über eine Nachricht in der Lobby informiert.
> Freigabeverfahren einrichten: Anleitung
Kataloge freigeben/ablehnen/zurückschicken
Ist ein Freigabeverfahren eingerichtet, dass eine technische und/oder inhaltliche Prüfung der Kataloge erfordert, ist eine Freigabe nach dem Katalogimport sowie nach allen Änderungen am Katalog notwendig - einschließlich Katalogupdates, Katalogersetzungen oder auch nach dem Auschecken. Dabei ist es unerheblich, ob diese Änderungen vom Lieferanten oder Benutzern der einkaufenden Firmen vorgenommen wurden. Sobald ein Katalog zur Prüfung und Freigabe vorliegt, werden die an dem Prozess beteiligten Benutzer benachrichtigt.
im Freigabeverfahren haben Sie die Möglichkeit Kataloge ...
- freizugeben
- abzulehnen
- zur Überarbeitung an den Lieferanten zurückzuschicken
Welche Folgen das Ablehnen eines Katalogs hat, hängt davon ab, in welchem Prozess sich der Katalog gerade befindet:
- Bei einer Ablehnung im Anschluss eines Neu-Imports wird der Katalog gelöscht.
- Bei einer Ablehnung im Anschluss einer Katalogersetzung werden die Änderungen im zu ersetzenden Katalog rückgängig gemacht.
- Bei einer Ablehnung nach Änderungen über das Katalogmanagement (etwa Preisänderungen oder hinzufügen von neuen Produkten) und anschließendem Einchecken werden alle Änderungen verworfen.
Sofern ein Katalog vom Lieferanten importiert wurde oder der Lieferant Änderungen an einem bestehenden Katalog vorgenommen hat, besteht die Möglichkeit, den Katalog zurückzuschicken. Das heißt, der Katalog oder die Änderungen werden nicht akzeptiert, der Lieferant hat jedoch die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen und den Katalog erneut zur Freigabe vorzulegen.
Wenn Sie einen Katalog nach eigenen Änderungen wieder einchecken, haben Sie direkt die Möglichkeit, den Katalog abzulehnen. Das bedeutet, dass die von Ihnen vorgenommenen Änderungen verworfen werden. Da der Katalog somit unverändert bleibt, wird danach kein Freigabeverfahren gestartet.
> Katalog freigeben: Anleitung
> Katalog ablehnen/zurückschicken: Anleitung