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Rechnungen verwalten
Rechnungen können von Benutzern mit dem Berechtigungs-Set Kontroller manuell im System erfasst werden. Eine Rechnung kann nur zu einer im System bestehenden Bestellung angelegt werden; so wird sichergestellt, dass die Rechnung immer einer Bestellung zugeordnet ist.
Eine weitere Möglichkeit ist der elektronische Import von Rechnungsdateien im CBL-Format (CBL 2.0). Der Import von anderen Formaten (z.B. DTA) ist auch möglich, dieser muss aber kundenspezifisch konfiguriert werden. Die Zuordnung von importierten Rechnungen zu den im System vorhandenen Bestellungen erfolgt automatisch.
Es können auch statt Rechnungen aus den Daten im System Gutschriften für gelieferte Waren an den Lieferanten erzeugt werden. Diese werden im zusammen mit Rechnungen angezeigt und sind als Gutschrift gekennzeichnet.
Rechnungen unterlaufen ein Prüfverfahren, das weitestgehend automatisch durch zeitgesteuerte Aufgaben erfolgt, die von einem Benutzer mit dem Berechtigungs-Set Administrator eingerichtet werden (siehe Zeitgesteuerte Aufgaben für die Rechnungsabwicklung und Automatische Rechnungsprüfung). Manuelle Eingriffe sind nur in seltenen Fällen erforderlich. Weitere Informationen zu manuellen Eingriffen finden Sie unter Fehlerhafte Rechnungen bearbeiten. Gutschriften werden nicht automatisch geprüft.
Nach dem Lauf der zeitgesteuerten Aufgaben erhält der zuständige Kontroller eine entsprechende Nachricht in seiner Lobby. Er hat dann die Möglichkeit, nicht oder falsch zugeordnete Rechnungen bzw. nicht verarbeitete oder stornierte Rechnungen zu prüfen und notwendige Zuordnungen bzw. Änderungen vorzunehmen oder Reklamationen zu erstellen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Fehler in Rechnungen oder Rechnungspositionen zu korrigieren.
- Eine Rechnung kann storniert werden, damit wird die Prüfung nicht mehr fortgeführt und die Rechnung nicht mehr weiter verwendet (sie gilt also als ungültig).
- Der Kontroller kann eine Rechnungsreklamation anlegen, wobei er alle Werte der Rechnung gleichzeitig verändern kann. Wenn eine Rechnungsreklamation abgeschlossen wird, gilt die Rechnung als erfolgreich rechnungsgeprüft (und insbesondere als akzeptiert durch den Lieferanten) und wird dann vom System weiterverarbeitet. An dieser Rechnung können somit keine weiteren Fehler geprüft werden.
- Weiterhin kann der Kontroller einzelne Fehler der Rechnung direkt korrigieren, indem er auf den Link Fehler klickt, der bei einer fehlerhaften Rechnung oder Rechnungsposition steht. Auf den Detailseiten der Rechnungen werden verschiedene Möglichkeiten angeboten den jeweiligen Fehler zu beheben.
- Die Rechnung kann insgesamt (ähnlich wie bei der Rechnungsreklamation) über die Änderungsanzeige auf der Seite Bestehende Rechnung bearbeiten bearbeitet werden.
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