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Automatische Rechnungsprüfung
Die zeitgesteuerte Aufgabe Rechnungen prozessieren prüft, ob Rechnungen mit dem zugehörigen Lieferschein bzw. der zugehörigen Bestellung übereinstimmen. Dies gilt sowohl für importierte als auch für manuell angelegte Rechnungen.
Voraussetzung für die Rechnungsverarbeitung ist ein abgeschlossener Lieferschein ohne Problem, d. h. eine etwaige Lieferungsreklamation ist ebenfalls abgeschlossen.
Die Rechnungsverarbeitung kann die Positionspreisprüfung gegen die Bestellposition oder gegen die Lieferscheinposition durchführen, dabei werden der Preis und die Menge unter Berücksichtigung der im Rahmenvertrag angegebenen Toleranzwerte wie folgt geprüft.
Preisprüfung auf Positionsebene
Die Rechungspositionen werden mit den Bestellpositionen auf Übereinstimmung geprüft.
Hinweis: Wurde im Rahmenvertrag (Registerkarte Toleranzwerte) die Option Lieferdatum als Bewertungsdatum verwenden aktiviert, werden die Rechnungspositionen stattdessen mit den Lieferscheinpositionen abgeglichen.
Verglichen wird der Nettopositionspreis der Bestellposition mit dem Ergebnis von Nettoeinzelpreis * Menge der Rechnungsposition. Falls die Währungen in der Bestellung und der Rechnung unterschiedlich sind, wird der Bestellpreis in die Währung der Rechnung umgerechnet.
Ist die Preisabweichung größer als der entsprechende Toleranzwert im Rahmenvertrag, wird die Position auf den Status Nicht Verarbeitet gesetzt, andernfalls in den Status Verarbeitet.
Nicht verarbeitete Positionen müssen manuell geprüft werden. Zur Korrektur des Fehlers können Sie entweder den Rechnungspreis akzeptieren (d.h. der Preis in der Position wird beibehalten) oder die betreffende Rechnungsposition in der Änderungsanzeige auf der Seite Bestehende Rechnung bearbeiten editieren (diese Position ist in der Änderungsanzeige dann farbig hervorgehoben). Sie können den Bestellpreis nachträglich korrigieren, falls versehentlich zu einem älteren Preis bestellt wurde (z. B. wenn ein Katalogupdate zu spät ins System eingespielt wurde). In jedem Fall müssen Sie bei der Fehlerkorrektur einen Grund angeben.
Weitere Informationen zur Fehlerkorrektur finden Sie unter Fehler in Rechnungspositionen korrigieren.
Mengenprüfung auf Positionsebene
Die Mengenprüfung vergleicht die Rechnungs- und Lieferscheinposition, zusätzlich wird zu Informationszwecken noch die Bestellmenge miteinbezogen. Falls beispielsweise Bestellmenge und Rechnungsmenge gleich sind, die Lieferscheinmenge aber abweicht, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Lieferschein fehlerhaft angelegt wurde oder mehrere Teillieferungen erfolgt sind, von denen eine evtl. noch nicht erfasst wurde.
Weicht die Rechnungsmenge von der Lieferscheinmenge um mehr als den entsprechenden Toleranzwert aus dem Rahmenvertrag ab, wird die Position auf den Status Nicht verarbeitet gesetzt, andernfalls auf den Status Verarbeitet.
Nicht verarbeitete Positionen müssen manuell geprüft werden. Zur Korrektur des Fehlers können Sie entweder die Rechnungsmenge akzeptieren (d.h. die Menge in der Position wird beibehalten) oder die betreffende Rechnungsposition in der Änderungsanzeige auf der Seite Bestehende Rechnung bearbeiten editieren (diese Position ist in der Änderungsanzeige dann farbig hervorgehoben). Bei falsch eingegebenem Lieferschein kann auch dieser mit einer Korrekturposition zur Höhe der in Rechnung gestellten Menge versehen werden. In jedem Fall müssen Sie bei der Fehlerkorrektur einen Grund angeben.
Weitere Informationen zur Fehlerkorrektur finden Sie unter Fehler in Rechnungspositionen korrigieren.
Preisprüfung auf Rechnungsebene
Zusätzlich erfolgt für die gesamte Rechnung eine Preisprüfung, die die angegebene (Brutto-)Rechnungssumme mit den aufsummierten (Brutto-)Positionspreisen der Bestellung vergleicht. Dieser Vorgang ist Voraussetzung für die Prüfung der Positionen.
Weicht der Gesamtrechnungspreis von der Summe der Positionen ab, können Sie zur Korrektur des Fehlers entweder den Gesamtrechnungspreis beibehalten oder die Summe der Positionsbruttopreise als neuen Gesamtrechnungspreis verwenden. Letzteres bedeutet, dass die betreffende Rechnungssumme im Bruttopreis tatsächlich verändert wird. Außerdem kann hier (falls konfiguriert) eine Prüfung von Bestellgesamtpreis gegen Rechnungsgesamtpreis erfolgen.
Konnte eine Rechnung vollständig verarbeitet werden, erhalten Rechnung und Rechnungspositionen den Status Verarbeitet.
Weitere Informationen zur Fehlerkorrektur finden Sie unter Fehler in Rechnungen korrigieren.
Hinweise zu Sonderpositionen
Die in Rechnungen aufgeführten Sonderpositionen, zum Beispiel Mindermengenzuschläge und Frachtkosten, werden automatisch auf den Status Verarbeitet gesetzt. Dies gilt nur für importierte Rechnungen im CBL-Format, bei denen Sonderpositionen anhand einer "Conditioncode" gekennzeichnet sind und nicht für in Impact Ordering angelegte Sonderpositionen.
Siehe auch |