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Zeitgesteuerte Aufgaben für die Rechnungsabwicklung
Die folgenden zeitgesteuerten Aufgaben steuern die Rechnungsabwicklung.
Rechnungen importieren
Die zeitgesteuerte Aufgabe CBL-Rechungsimporter liest die XML-Dateien und schreibt die Rechnungsdaten in eine "Zwischendatenbank" für Rechnungen (das "Invoice-Schema").
Die Aufgabe CBL-Transformer liest die Rechnungsdaten aus der Zwischendatenbank und erzeugt die eigentlichen Rechnungsdaten im System. Diese Aufgabe überprüft die Rechnungen auf ihre semantische und syntaktische Richtigkeit. Nur Rechnungen, die erfolgreich geprüft wurden, werden importiert. Alle anderen Rechnungen werden abgewiesen.
Importierte Rechnungen erhalten den Status Neu. Ab diesem Zeitpunkt kann die automatische Rechnungsabwicklung auf die Rechnungen zugreifen und diese über die entsprechenden zeitgesteuerten Aufgaben weiterverarbeiten.
Die Aufgabe Datenbankpflege Rechnungen löscht importierte Rechnungen, die bereits erfolgreich transformiert wurden, aus der Zwischendatenbank. Dies kann bei hohem Rechnungsaufkommen und kleiner Datenbank wichtig werden.
Rechnungen zuordnen
Die zeitgesteuerte Aufgabe Rechnungen zuordnen übernimmt die Zuordnung der Rechnungen zu den Bestellungen. Sie geht hierbei wie folgt vor:
- Sie vergleicht die Bestellnummer einer Rechnung mit den Bestellnummern der Bestellungen.
- Ist der Abgleich mit den Bestellnummern der Bestellungen ergebnislos, erfolgt ein Vergleich mit den bereits angelegten Lieferscheinen.
- Wird eine Bestellung bzw. einer Lieferschein mit identischer Bestellnummer wie die Rechnung gefunden, kann die Rechnung zugeordnet werden.
- Nach der erfolgreichen Zuordnung einer Rechnung erfolgt der Abgleich der Rechnungspositionen mit den Bestellpositionen bzw. mit den Lieferpositionen.
Eine Rechnung bzw. Rechnungsposition kann dabei folgenden Status annehmen:
Status |
Beschreibung |
|---|---|
Zugeordnet |
Alle Rechnungen und Rechnungspositionen, die zugeordnet werden konnten. |
Nicht zugeordnet |
Rechnungen und Rechnungspositionen, die nicht zugeordnet werden konnten. |
Neu |
Rechnungspositionen der Rechnungen, die nicht zugeordnet werden konnten. |
Nicht zugeordnete Rechnungen bzw. Rechnungspositionen müssen manuell zugeordnet werden (siehe Nicht zugeordnete Rechungen bearbeiten).
Erst wenn eine Rechnung mit allen darin enthaltenen Rechnungspositionen zugeordnet ist, kann sie automatisch weiterverarbeitet werden.
Rechnungen prozessieren
Die zeitgesteuerte Aufgabe Rechnungen prozessieren prüft, ob Rechnungen mit dem zugehörigen Lieferschein bzw. der zugehörigen Bestellung übereinstimmen. Dies gilt sowohl für importierte als auch für manuell angelegte Rechnungen.
Voraussetzung für die Rechnungsverarbeitung ist ein abgeschlossener Lieferschein ohne Problem, d. h. eine etwaige Lieferungsreklamation ist ebenfalls abgeschlossen.
Die Rechnungsverarbeitung kann die Positionspreisprüfung gegen die Bestellposition oder gegen die Lieferscheinposition durchführen, dabei werden der Preis und die Menge unter Berücksichtigung der im Rahmenvertrag angegebenen Toleranzwerte wie folgt geprüft.
- Die Preisprüfung erfolgt auf Positionsebene, dabei werden die Rechnungs- und Bestellpositionen verglichen. Wurde im Rahmenvertrag (Registerkarte Toleranzwerte) die Option Lieferdatum als Bewertungsdatum verwenden aktiviert, werden die Rechnungspositionen stattdessen mit den Lieferscheinpositionen abgeglichen.
- Die Mengenprüfung erfolgt ebenfalls auf Positionsebene, jedoch werden die Rechnungspositionen mit den Lieferscheinpositionen abgeglichen.
- Zuletzt erfolgt eine Summenprüfung auf der Ebene der Rechnung. Dabei werden alle Bruttopreise der Positionen addiert und mit der Brutto-Rechnungssumme abgeglichen. Der Status aller Positionen wird auch geprüft.
Detaillierte Informationen zu den Prüfungen finden Sie unter Automatische Rechnungsprüfung.
Eine Rechnung bzw. deren Positionen können nach der Prüfung folgenden Status annehmen:
Status |
Beschreibung |
|---|---|
Verarbeitet |
Wenn die Prüfung keine Abweichung zwischen den Daten ergibt bzw. die Abweichung bewegt sich im Rahmen der Toleranzwerte wird eine Position auf diesen Status gesetzt. Haben alle Positionen der Rechnung den Status Verarbeitet und bewegt sich die Abweichung des Gesamtbruttorechnungsbetrags im Rahmen der Toleranzwerte, wird die gesamte Rechnung auf diesen Status gesetzt. Hinweis: Die in Rechnungen aufgeführten Sonderpositionen, zum Beispiel Mindermengenzuschläge und Frachtkosten, werden automatisch auf den Status Verarbeitet gesetzt. Dies gilt nur für importierte Rechnungen im CBL-Format, bei denen Sonderpositionen anhand einer "Conditioncode" gekennzeichnet sind und nicht für in Impact Ordering angelegte Sonderpositionen. |
Nicht verarbeitet |
Wenn die Rechnungsdaten nicht mit den entsprechenden Lieferschein- und Bestelldaten übereinstimmen, werden die betroffenen Positionen bzw. die gesamte Rechnung auf diesen Status gesetzt. |
Rechnungen bzw. Rechnungspositionen, die nicht vollständig verarbeitet werden konnten, müssen manuell korrigiert werden (siehe Nicht verarbeitete Rechnungen bearbeiten).
Erst wenn eine Rechnung mit allen darin enthaltenen Rechnungspositionen den Status Verarbeitet hat, kann sie automatisch weiterverarbeitet werden.
Rechnungen akzeptieren
Die zeitgesteuerte Aufgabe Rechnungen akzeptieren prüft, ob Rechnungen komplett verarbeitet sind. Die in Rechnung gestellte Menge plus die bereits bezahlte Menge darf dabei höchstens so groß sein wie die gelieferte Menge (hier werden die im Rahmenvertrag definierten Toleranzwerte nicht berücksichtigt).
Eine Rechnung kann dabei folgenden Status annehmen:
Status |
Beschreibung |
|---|---|
Akzeptiert |
Wenn die Prüfung keinen Fehler ergibt. Hinweis: Die in Rechnungen aufgeführten Sonderpositionen, zum Beispiel Mindermengenzuschläge und Frachtkosten, werden automatisch auf Akzeptiert gesetzt. |
Nicht akzeptiert |
Wenn die Prüfung mindestens für eine Position einen Fehler feststellt. |
Die Aufgabe Rechnungen akzeptieren prüft auch anhand der im System definierten Genehmigungsregeln, ob die Rechnung genehmigt werden muss. Erst nach der Genehmigung wird die Rechnung zum Export freigegeben.
Rechnungen bzw. Rechnungspositionen, die eine Abweichung aufweisen oder bei der Genehmigung abgelehnt wurden, können manuell akzeptiert oder storniert werden (siehe Stornierte (abgelehnte) Rechnungen bearbeiten).
Erst wenn eine Rechnung mit allen darin enthaltenen Rechnungspositionen den Status Akzeptiert hat, kann sie automatisch weiterverarbeitet werden.
Für Rechnungen zu Bestellungen aus einem Wiederverkäufer-Vertrag (beim Einsatz des Moduls Marktplatz) werden dann automatisch die Debitorenrechnungen erzeugt.
Rechnungen exportieren
Die zeitgesteuerte Aufgabe Rechnungsexporter prüft, ob Rechnungen mit dem Status Akzeptiert als bezahlt markiert sind. Ist dies der Fall, erhält die jeweilige Position den Status Exportiert. Sind alle Positionen der Rechnung im Status Exportiert, erhält auch die Rechnung diesen Status.
Hinweis: Der Status Exportiert bedeutet nicht, dass diese Rechnung tatsächlich exportiert wurde.
Rechnungen abschließen
Die zeitgesteuerte Aufgabe Rechnungen abschließen prüft, ob Rechnungen (Gesamtrechnung und Positionen) den Status Exportiert haben. Jede Rechnung, auf die dies zutrifft, erhält den Status Erledigt.
Rechnungsstornierung
Werden Rechnungen storniert, erhält der Lieferant mittels der zeitgesteuerten Aufgabe Rechnungsstorno eine E-Mail, mit der Information, warum seine Rechnung storniert wurde.
Adressprüfung
Anhand der mitgesendeten ILN versucht die zeitgesteuerte Aufgabe Addressen in Rechnungen prüfen die Lieferanten- und Käuferfirma über deren Standardadressen bzw. Adressen mit Adressfirma (d.h. Adressen, bei der eine verantwortliche Firma eingetragen ist) zu identifizieren. Wird von der ILN ausgehend eindeutig eine Adresse mit Adressfirma gefunden, wird diese als Empfänger-Firma bzw. bezahlende Firma eingetragen.
Der Vorteil dieser Zuordnung ist eine mögliche Weiterverarbeitung durch den Controller der entsprechenden Firma, ohne dass bereits eine Zuordnung zu einer Bestellung stattgefunden hat. Ohne diese Prüfung müsste ein Kontroller für alle Firmen diese Zuordnung zu einer Bestellung vornehmen.
Achtung: Wird eine Zuordnung manuell aufgehoben, werden auch diese Daten – da möglicherweise falsch – zurückgesetzt.
Gutschriften
Wenn Sie statt mit Rechnungen mit Gutschriften arbeiten, müssen folgende zeitgesteuerte Aufgaben eingerichtet werden:
Gutschriften erstellen erstellt die Gutschriften auf Basis der erfassten Lieferscheinmengen.
Gutschriftenexport als PDF exportiert die erstellten Gutschriften als PDF-Datei.
Gutschriftenexport an ERP exportiert die erstellten Gutschriften an ein ERP-System.
Weitere Exporte sind möglich (z. B. auch über die zeitgesteuerte Aufgabe Datei- EMail-Exporter).
Siehe auch |